POLÍTICA GENERAL DE TRATAMIENTOS DE DATOS DE VALLE AVANZA S.A.S.

1.- OBJETIVO

La Sociedad de Avances Tecnológicos para el Desarrollo del Departamento del Valle del Cauca – Valle Avanza S.A.S., de acuerdo a lo preceptuado en la Ley 1955 de 2019 en su artículo 79, el cual indica la naturaleza y organización de la gestión y operación catastral, entendida esta como servicio público que comprende un conjunto de operaciones técnicas y administrativas orientadas a la adecuada formación, actualización y conservación de la información catastral. Además de lo anterior, preceptúa como los gestores y operadores catastrales en la prestación del citado servicio actuarán dando estricto cumplimiento a las disposiciones contenidas en las Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la Ley 1712 de 2014. De conformidad a mencionados marcos regulatorios, Valle Avanza como responsable y encargado del tratamiento de datos personales expone que la presente Política tiene como objetivo definir los lineamientos generales para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales contenidos en las diferentes bases de datos de la empresa, de modo que reciban el tratamiento conforme a los fines previstos, definidos en cuerpos legales y reglamentarios, que conlleva la prestación del servicio público de Catastro Multipropósito. 

Las Políticas para el Tratamiento de Datos Personales son aplicables a los datos personales contenidos en las bases de datos que se encuentren bajo el cuidado y responsabilidad de Valle Avanza y que sean susceptibles a algún acceso o tratamiento por la entidad, su personal, o algún tercero en calidad de Encargado del tratamiento. 

2.- IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

RAZÓN SOCIAL E IDENTIFICACIÓN:  Sociedad de Avances Tecnológicos para el Desarrollo del Departamento del Valle del Cauca – Valle Avanza S.A.S. distinguida con NIT No. 901.237.483-0,

DOMICILIO Y DIRECCIÓN: La entidad tiene su domicilio en el Distrito Especial de Santiago de Cali, en la Carrera 101a  #17-96 Ciudad Jardín. 

CORREO ELECTRÓNICO: gerencia@valleavanza.com 

TELÉFONO: (032) 5240444 

3.- PRINCIPIOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS

En todo tratamiento de datos personales que realice Valle Avanza se aplicarán los principios consagrados en el Régimen General de la Protección de Datos Personales Colombiano, y demás disposiciones de carácter sectorial que lo complemente, en especial los siguientes:

  1. Principio de legalidad del tratamiento de datos: Para el tratamiento de datos personales realizado por Valle Avanza, se aplican las disposiciones del ordenamiento jurídico colombiano relativas al Régimen General de Tratamiento de Datos Personales, Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
  1. Principio de finalidad: El tratamiento dado por Valle Avanza a los datos personales que trata, obedece a las finalidades establecidas en la presente política, las cuales están en concordancia con el ordenamiento jurídico colombiano, en especial, con los cuerpos regulativos del servicio público de catastro. Los aspectos que escapen de la presente política, se aplicarán las normas de carácter superior que la reglamenten, adicionen, modifiquen o deroguen. 
  1. Principio de libertad: El tratamiento que realice Valle Avanza a los datos personales lo hará de acuerdo autorización previa, expresa y consentida del titular, salvo aquellos datos que con ocasión a la función y prestación del servicio de público de catastro son considerados de naturaleza pública. Lo anterior conforme al artículo 10:b de la Ley 1581 de 2012 y lo regulado por la Ley 1712 de 2014 
  1. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento por parte de Valle Avanza será veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible. Además, respecto la información obtenida en el ejercicio de sus funciones, esto es, la prestación del servicio público de catastro, LA ENTIDAD presumirá la buena fe de la misma y de quienes manifiestan ser sus titulares.
  1. Principio de transparencia: Valle Avanza garantiza que el titular de los datos personales pueda obtener información sobre sus datos en cualquier momento y sin restricciones conforme a los procedimientos previstos para ello.
  1. Principio de acceso y circulación restringida:  Valle Avanza garantiza que el tratamiento de datos personales dado a las bases de datos de las que es Responsable, se realiza sólo por ésta y el Encargado del tratamiento de los citados datos, dentro del marco de la prestación del servicio público de catastro.
  1. Principio de seguridad: Valle Avanza implementará todas las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para la protección de los datos personales tratados en sus bases de datos, evitando su uso, la adulteración de los mismos, la pérdida y consulta no autorizada.
  1. Principio de confidencialidad: El tratamiento dado a los datos personales de bases de datos de Valle Avanza se realizará con estricta confidencialidad y reserva, siempre y cuando estos tengan una estrecha relación con derechos fundamentales como lo son la intimidad, la vida, entre otros. Dado que Valle Avanza en el desarrollo de la prestación del servicio público de catastro, ha de obtener, adquirir o controlar información pública en la cual pueden encontrarse datos personales de la misma naturaleza. 

4.- DEFINICIONES

REFERENTE A VOCABLOS NORMATIVOS GENERALES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: 

Para facilitar la comprensión de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales asumida por Valle Avanza, se recurre a la transcripción de los siguientes conceptos contenidos en las Leyes 1581 de 2012 y 1712 de 2014: (mirar por favor si en el Decreto 1377 de 2013 hay algo)

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Información: Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento que los sujetos obligados generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen;

Información pública: Es toda información que un sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal.

Información pública clasificada: Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en el artículo 18 de esta ley.

Información pública reservada: Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos y bajo cumplimiento de la totalidad de los requisitos consagrados en el artículo 19 de esta ley.

Sujeto obligado: Toda entidad pública, incluyendo las pertenecientes a todas las Ramas del Poder Público, en todos los niveles de la estructura estatal, central o descentralizada por servicios o territorialmente, en los órdenes nacional, departamental, municipal y distrital.

5.- ALCANCE

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de Valle Avanza S.A.S., quien actúa en calidad de responsable y encargado del tratamiento de los datos personales adquiridos o suministrados en el marco de la prestación del servicio público de Catastro Multipropósito.  

6.- OBLIGACIONES

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para todo el personal directo de Valle Avanza S.A.S. y demás colaboradores que suministren servicios a sus áreas o dependencias. Pues el desconocimiento de la misma es causal de terminación de cualquier vínculo o relación contractual con la empresa.

7.- TRATAMIENTO Y FINALIDAD

  1. Valle Avanza S.A.S. al recolectar, obtener, almacenar, usar, y circular datos personales o documentación contentiva de los mismos, realizará dicho tratamiento en ejercicio propio de sus funciones legales, esto es, dentro de la prestación del servicio público de Catastro Multipropósito desde su rol como Operador Catastral. Por lo tanto, para dicho efecto no requiere la autorización previa, expresa e informada del titular. No obstante, cuando el tratamiento obedezca a otros escenarios diferentes de sus funciones deberá obtener la autorización mediante documento físico, electrónico, mensajes de datos, internet, de manera verbal u otra forma que sea válida para lograr su posterior consulta y constatación de que los datos fueron captados y almacenados con ocasión de la misma.  
  2. En efecto, toda labor de tratamiento de Datos Personales realizada por Valle Avanza S.A.S. deberá corresponder al ejercicio de sus funciones legales de Operador Catastral, que se enmarcan en la prestación de un servicio público de catastro el cual consiste en “el inventario o censo, debidamente actualizado y clasificado, de los bienes inmuebles pertenecientes al Estado y a los particulares, con el objeto de lograr su correcta identificación física, jurídica, fiscal y económica”, fines los cuales podrá ser obtenidos en los distintos procesos de formación del catastro, actualización y conservación del mismo. Razón por la que, su personal o colaboradores de las distintas áreas o dependencias, tendrán conocimiento de información personal y tratarán la misma únicamente para las labores derivadas de la prestación del citado servicio público. Así las cosas, el incumplimiento de lo anterior constituye una causal de terminación de cualquier vínculo o relación jurídica por parte de Valle Avanza S.A.S.
  3. El Dato Personal sometido a Tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Valle Avanza conservará la información bajo estas características dentro los distintos procesos catastrales que adelante.
  4. Los Datos Personales sólo serán Tratados, de conformidad a los anteriores numerales, por el personal o los colaboradores de las distintas dependencias de Valle Avanza S.A.S. que cuente con el permiso para ello, o por quien dentro de sus funciones tenga la calidad de Encargado del tratamiento de datos. 
  5. En el entendido de que, la información y datos personales suministrados por los titulares de los mismos a los gestores u operadores catastrales, o los obtenidos directamente por éstos, son tratados en el ejercicio propio de sus funciones legales de la prestación del servicio público de catastro, el cual, en desarrollo del mismo ha de tener en cuenta lo reglamentado por el Decreto 148 de 2020 que dispone en su artículo 2.2.2.1.2., el principio de “publicidad y uso de la información”, el cual expresa como la información catastral en sus componentes físico, jurídico y económica es pública y está a disposición de los usuarios. Se resalta, de acuerdo a lo anterior, que Valle Avanza S.A.S. permitirá la circulación de la información personal (tratada, generada, adquirida, recolectada, entre otros) contenida en los distintos trámites, servicios y productos que se deriven de la operación catastral, con entidades gubernamentales o públicas que con ocasión a sus funciones requieran de dicha información. Esto, bajo el entendido de que el Catastro Multipropósito, dispone de información predial para contribuir a la seguridad jurídica del derecho de propiedad inmueble, al fortalecimiento de los fiscos locales, al ordenamiento territorial, la administración eficiente de la tierra, elaboración de cartografía para la planificación ambiental, la planeación social y económica, entre otros. 

6.- Por último, los datos personales recolectados y tratados por Valle Avanza S.A.S. en su calidad de Operador Catastral, serán destinados con vocación de permanencia a una base de datos que tiene por objeto constituir un histórico de todos los servicios, trámites o productos catastrales de los que ha sido objeto un inmueble, y a su vez, identificar a los peticionarios de los mismos. 

8.-DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

De acuerdo con lo establecido por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los titulares de los datos personales tienen derecho a:

  1. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente Valle Avanza en su condición de responsable y encargado del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a Valle Avanza para el tratamiento de datos que no se encuentre en los supuestos normativos donde no se necesita autorización, esto es, para la presente política, que no sea un tratamiento de información pública o que el tratamiento se encuentre por fuera de sus funciones legales de la operación y gestión catastral.
  3. Ser informado por Valle Avanza, previa solicitud, respecto del uso y tratamiento que les ha dado a sus datos personales.
  4. Instaurar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo prescrito en la Ley 1581 de 2012 y en las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante Valle Avanza. 
  5. Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato que no sea de naturaleza pública.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario.

Estos derechos podrán ser ejercidos por: i) el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que disponga LA ENTIDAD; ii) los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad; iii) el representante o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o del poder conferido.

9.-PROCEDIMIENTO        PARA        LA        ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS, PETICIONES DE RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en Valle Avanza, ante el área o dependencia Tecnológica, la cual suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular. Igualmente, se proporciona por parte de Valle Avanza S.A.S. el mecanismo a través del cual el titular puede elevar reclamos para efectos de conocer, actualizar, rectificar o suprimir los datos personales suministrados. Lo antes descrito, bajo el entendido de que los datos personales además de su tratamiento para efectuar los distintos trámites, servicios o productos catastrales, han de ser tratados con vocación de permanencia en la base de datos que tiene la finalidad de fungir como el histórico de los servicios, trámites o productos catastrales de los que ha sido objeto un inmueble, y a su vez, identificar a los peticionarios de los mismos.

Por otro lado, independientemente de la forma o canal implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas deberán de contener:

  • Nombre completo y apellidos.
  • Datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto)
  • Medios para recibir la respuesta a su solicitud
  • Narración sucinta y clara del motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo, indicando el derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitud de prueba de autorización otorgada, revocar, supresión parcial y acceso a la información)
  • Firma y número de identificación. 

Las solicitudes o reclamaciones serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su radicación. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro del citado término, se informará al interesado las razones por las cuales no ha sido posible absolver la misma. Además, se le deberá informar cuando se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término señalado.  

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales-

Las consultas podrán formularse al correo electrónico protecciondedatos@valleavanza.com 

10.- VIGENCIA

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 06 de octubre de 2021. 

Las bases de datos en las que se registren los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política, a excepción de la base que tiene como objeto servir de histórico de los servicios, trámites o productos catastrales de los que ha sido objeto un inmueble, y a su vez, identificar a los peticionarios de los mismos.

ANEXO 1.

AUTORIZACIÓN ESCRITA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Como peticionario de algún servicio o producto catastral ante la Sociedad de Avances Tecnológicos para el Desarrollo del Departamento del Valle del Cauca – Valle Avanza S.A.S., distinguida con NIT No. 901.237.483-0, dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, con la aceptación de este mensaje me permito en autorizar a dicha empresa el tratamiento de mis datos personales, y además manifestar que he sido informado de lo siguiente:

  1. Valle Avanza S.A.S. actuará como Responsable y Encargado del Tratamiento de datos personales de los cuales soy titular y que, separada o mancomunadamente podrá recolectar, usar y tratar los mismos conforme la política de Tratamiento de Datos Personales que se encuentra disponible en su sitio web oficial.
  2. Que la finalidad por la cual se recolectan los datos personales consiste en: a) llevar un registro histórico de todos los servicios, trámites o productos catastrales de los que ha sido objeto un inmueble, y a su vez, identificar a los peticionarios de los mismos en el marco de la prestación del servicio público de Catastro Multipropósito; b) suministro de la información a las distintas entidades gubernamentales o públicas que con ocasión a sus funciones requieran conocer dicho histórico; y c) compartir información o novedades de los servicios o productos catastrales que Valle Avanza S.A.S. ofrece a la comunidad de acuerdo a su objeto social.
  3. Los derechos como titular de los dados que son previstos en la Constitución y la Ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar, entre otros, podrán ser ejercitados en los canales dispuesto para ello conforme la política de tratamiento de datos, esto es, a través del correo electrónico protecciondedatos@valleavanza.com, por el cual se recibirán y absolverán todas las solicitudes y requerimiento entorno a mis datos personales.

Conforme a lo anterior autorizo de manera voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca a Valle Avanza S.A.S. para que trate los datos por mi depositados en su sitio web conforme su política de tratamiento de datos personales, y, claro está, de acuerdo a las finalidades mencionadas en el numeral 2 de esta autorización. Pues con ocasión a la finalidad del literal “a” también autorizo la permanencia de mis datos personales con la finalidad de constituir el histórico de servicios o productos prestados a los distintos solicitantes de manera digital en el marco de la operación y gestión del servicio público de Catastro Multipropósito a través del sitio web de Valle Avanza.

ANEXO 2

AVISO DE PRIVACIDAD

El presente Aviso de Privacidad establece los términos y condiciones en virtud de los cuales la Sociedad de Avances Tecnológicos para el Desarrollo del Departamento del Valle del Cauca – Valle Avanza S.A.S., distinguida con NIT No. 901.237.483-0 y domiciliada en el Distrito Especial de Santiago de Cali realizará el tratamiento de sus datos personales. 

  1. TRATAMIENTO Y FINALIDAD 

El tratamiento que realizará Valle Avanza S.A.S. con la información personal será el siguiente:

La recolección, almacenamiento, uso y circulación de los datos personales con entidades y/o autoridades públicas bajo el marco de las siguientes finalidades: a) la habilitación técnica para crear y otorgar un usuario dentro del sitio web con la finalidad de permitir la obtención de servicios o productos catastrales de manera digital; b) llevar un registro histórico de los servicios o productos prestados a los distintos solicitantes de manera digital en el marco de la operación y gestión del servicio público de Catastro Multipropósito a través del sitio web de Valle Avanza; c) suministro de la información a las distintas entidades públicas que con ocasión a sus funciones requieran conocer las personas registradas en el sitio web de Valle Avanza S.A.S. como usuarios para la obtención de servicios o productos catastrales; y d) compartir información o novedades de los servicios o productos catastrales que Valle Avanza S.A.S. ofrece a la comunidad de acuerdo a su objeto social.

  1. MECANISMOS PARA CONOCER LA POLÍTICA DE DATOS

El titular puede acceder a nuestra Política de Tratamiento de información, la cual se encuentra publicada en medio electrónico en el siguiente link.  

 

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